ให้ฟีดแบ็กบริษัทแม่ญี่ปุ่น ไม่ให้เสียความสัมพันธ์

สรุปสั้น ๆ: นโยบายจากบริษัทแม่ญี่ปุ่นไม่ได้แปลว่าคิดมาครบทุกมุมเสมอไป เพราะสำนักงานใหญ่ไม่ได้อยู่หน้างานในไทย หลายครั้งเขาจึงต้องการฟีดแบ็กจากบริษัทลูก ปัญหาคือฝั่งไทยมักเลือกเงียบ เพราะเกรงใจหรือคิดว่าเถียงไม่ได้ บทความนี้สรุปวิธีให้ฟีดแบ็กบริษัทแม่ญี่ปุ่นแบบมีข้อมูล ถูกจังหวะ และไม่เสียความสัมพันธ์ พร้อมประโยคภาษาญี่ปุ่นที่ใช้ได้จริง

ตอนเริ่มทำงาน ผมก็เคยคิดว่าอะไรที่ส่งมาจากสำนักงานใหญ่ เขาคงคิดมาดีแล้ว เรามีหน้าที่ทำตามแค่นั้น จนได้ไปทำงานที่บริษัทแม่ในญี่ปุ่น ที่นั่นผมได้เรียนรู้หลายเรื่อง แต่เรื่องที่เปลี่ยนความคิดผมมากที่สุดคือ บริษัทแม่ก็คือบริษัทหนึ่งที่มีทั้งคนเก่ง คนธรรมดา และมีข้อจำกัดของตัวเอง นโยบายหลายเรื่องออกมาโดยที่เขาไม่รู้บริบทหน้างานในไทยครบเท่าเรา

ทำไมนโยบายจากบริษัทแม่บางครั้งไม่เข้ากับหน้างานในไทย

ไม่ได้อยู่หน้างาน: สำนักงานใหญ่เห็นตัวเลขและรายงาน แต่ไม่เห็นข้อจำกัดจริง เช่น กฎหมายแรงงานไทย พฤติกรรมลูกค้าไทย หรือความพร้อมของซัพพลายเออร์ในประเทศ
นโยบายเดียวใช้กับหลายประเทศ: บริษัทแม่ที่มีบริษัทลูกหลายประเทศ มักออกนโยบายกลางที่ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อไทยโดยเฉพาะ
ข้อมูลผ่านหลายทอด: จากหน้างาน ผ่านผู้จัดการไทย ผู้บริหารญี่ปุ่นในไทย จนถึงสำนักงานใหญ่ รายละเอียดสำคัญอาจหายไประหว่างทาง โดยเฉพาะเมื่อต้องแปลภาษา

ทำไมฝั่งไทยมักเลือกเงียบ

คิดว่า “นโยบายบริษัทแม่” เถียงไม่ได้
เกรงใจ ไม่อยากให้ผู้บริหารญี่ปุ่นเสียหน้า
ไม่มั่นใจภาษาญี่ปุ่นหรือภาษาอังกฤษพอจะอธิบายเหตุผล
เคยเสนอแล้วไม่มีอะไรเปลี่ยน จึงเลิกเสนอ

แต่การเงียบมีต้นทุน ถ้าบริษัทลูกเห็นปัญหาแล้วทำตามไปจนเกิดความเสียหาย คำถามที่ตามมาคือ “ทำไมไม่บอกตั้งแต่แรก” ในวัฒนธรรมญี่ปุ่น การรายงานปัญหาช้าหรือบอกหลังเกิดเรื่องแล้ว มักถูกมองแย่กว่าการท้วงตั้งแต่ต้นเสียอีก นี่คือเหตุผลที่บริษัทญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับ ホウレンソウ (รายงาน แจ้ง ปรึกษา) มาก

5 ขั้นตอนให้ฟีดแบ็กบริษัทแม่ญี่ปุ่นโดยไม่เสียความสัมพันธ์

1. ถามวัตถุประสงค์ก่อน อย่าเพิ่งค้าน

เมื่อได้รับคำสั่งที่ดูไม่เข้ากับหน้างาน อย่าเริ่มด้วยการบอกว่าทำไม่ได้ ให้ถามก่อนว่านโยบายนี้ต้องการแก้ปัญหาอะไร เพราะบ่อยครั้งเป้าหมายของเขาสมเหตุสมผล แต่วิธีที่สั่งมาไม่เหมาะกับไทย ถ้ารู้เป้าหมาย เราจะเสนอวิธีอื่นที่ไปถึงเป้าเดียวกันได้

ประโยคที่ใช้ได้:「この方針の目的を確認させてください。」(ขอยืนยันวัตถุประสงค์ของนโยบายนี้หน่อยครับ)

2. บอกผลกระทบด้วยข้อเท็จจริงและตัวเลข

ผู้บริหารญี่ปุ่นตัดสินใจจากข้อมูล ไม่ใช่ความรู้สึก แทนที่จะบอกว่า “คนไทยไม่ชอบ” หรือ “ที่ไทยไม่เหมือนญี่ปุ่น” ให้บอกว่า ถ้าทำแบบนี้ หน้างานจะติดปัญหาอะไร ต้นทุนเพิ่มเท่าไหร่ หรือมีความเสี่ยงด้านกฎหมายข้อไหน

ประโยคที่ใช้ได้:「タイでは〇〇の理由で、△△のリスクがあります。」(ที่ไทย ด้วยเหตุผล 〇〇 จึงมีความเสี่ยงเรื่อง △△ ครับ)

3. เสนอทางเลือก ไม่ใช่แค่ปัญหา

ฟีดแบ็กที่มีทางเลือกแนบมา ฟังแล้วเหมือนช่วยกันแก้ปัญหา ไม่ใช่การปฏิเสธ ถ้าเป็นไปได้ ให้เสนอสองทาง และบอกข้อดีข้อเสียของแต่ละทาง

ประโยคที่ใช้ได้:「目的が〇〇であれば、□□という方法はどうでしょうか。」(ถ้าวัตถุประสงค์คือ 〇〇 ใช้วิธี □□ ได้ไหมครับ)

4. คุยก่อนประชุมใหญ่ (根回し)

根回し (เนะมาวาชิ) คือการคุยกับคนที่เกี่ยวข้องทีละคนก่อนการประชุมจริง เป็นวิธีที่บริษัทญี่ปุ่นใช้กันทั่วไป การค้านนโยบายครั้งแรกกลางที่ประชุมใหญ่ ทำให้ผู้บริหารเสียหน้าและมักไม่ได้ผล ให้คุยกับผู้บริหารญี่ปุ่นในไทยหรือผู้รับผิดชอบเรื่องนั้นก่อน เมื่อเขาเห็นด้วย เขาจะช่วยสื่อสารกับสำนักงานใหญ่ให้

5. เขียนสรุปสั้น ๆ เป็นภาษาญี่ปุ่น

ข้อเสนอที่เขียนไว้ ส่งต่อได้ และถูกนำไปพิจารณาได้จริง มากกว่าสิ่งที่พูดในห้องประชุมแล้วหายไป ใช้โครงสร้างง่าย ๆ

結論 (ข้อสรุป): เสนออะไร
理由 (เหตุผล): ผลกระทบและข้อมูลหน้างาน
提案 (ข้อเสนอ): ทางเลือก ต้นทุน และระยะเวลา
お願い (สิ่งที่ขอ): ต้องการให้ตัดสินใจเรื่องอะไร ภายในวันไหน

ไม่จำเป็นต้องใช้ภาษาสุภาพขั้นสูง ภาษาญี่ปุ่นที่สั้น ชัด และตรงประเด็น อ่านง่ายกว่าและได้ผลดีกว่า

ข้อผิดพลาดที่ทำให้ฟีดแบ็กไม่ได้ผล

บ่นโดยไม่มีข้อมูล: “ทำแบบนี้ไม่ได้หรอก” โดยไม่บอกเหตุผลเป็นตัวเลขหรือข้อเท็จจริง
ค้านกลางที่ประชุมใหญ่ครั้งแรก: ข้ามขั้นตอน 根回し ทำให้อีกฝ่ายตั้งรับทันที
รอให้เกิดปัญหาก่อน: แล้วค่อยบอกว่า “เห็นแล้วว่าจะเป็นแบบนี้” ซึ่งทำลายความเชื่อใจ
ใช้คำว่า “คนไทยไม่เหมือนคนญี่ปุ่น” เป็นเหตุผลหลัก: ฟังแล้วเหมือนข้ออ้าง ควรอธิบายว่าต่างกันอย่างไร และส่งผลอะไร
ส่งต่อแบบแปลคำต่อคำ: ข้อเสนอที่ผ่านการแปลไม่ดี อาจฟังแรงหรืออ่อนเกินไปกว่าที่ตั้งใจ

ผู้บริหารญี่ปุ่นอยากได้ฟีดแบ็กจริงไหม

จากที่ผมได้คุยกับผู้บริหารทั้งฝั่งบริษัทแม่และบริษัทลูก หลายคนอยากได้ข้อมูลแบบนี้ เพราะเขาจะได้ทบทวนว่าสิ่งที่ตัดสินใจไปเหมาะกับไทยจริงหรือไม่ สิ่งที่เขาไม่อยากได้คือคำค้านที่ไม่มีเหตุผล หรือการรู้ปัญหาทีหลัง การทำงานตามคำสั่งแบบไม่มีปากไม่มีเสียงจึงไม่ใช่ความภักดีเสมอไป ฟีดแบ็กที่ดีต่างหากที่ช่วยปกป้องทั้งบริษัทลูกและบริษัทแม่

คำถามที่พบบ่อย

ถ้าเสนอไปแล้ว บริษัทแม่ยังยืนยันเหมือนเดิม ทำอย่างไร

ทำตามการตัดสินใจนั้น แต่บันทึกความเสี่ยงที่แจ้งไว้เป็นลายลักษณ์อักษร และกำหนดตัวชี้วัดที่จะติดตาม ถ้าเกิดผลกระทบตามที่คาด ให้รายงานพร้อมข้อมูลทันที ซึ่งจะทำให้การเสนอครั้งต่อไปมีน้ำหนักขึ้น

ต้องเสนอเป็นภาษาญี่ปุ่นไหม

ไม่จำเป็นเสมอไป ถ้าผู้บริหารอ่านภาษาอังกฤษได้ดี ก็ใช้ภาษาอังกฤษได้ แต่เรื่องสำคัญที่ต้องส่งต่อถึงสำนักงานใหญ่ เอกสารภาษาญี่ปุ่นจะถูกอ่านและส่งต่อได้ง่ายกว่ามาก

ในทีมไม่มีใครพูดญี่ปุ่นได้ ทำอย่างไรดี

ใช้ล่ามหรือที่ปรึกษาที่เข้าใจทั้งภาษาและธุรกิจ ช่วยเรียบเรียงข้อเสนอ และเป็นล่ามในการประชุม เพราะการแปลข้อเสนอเชิงธุรกิจต้องรักษาทั้งเหตุผลและระดับความสุภาพให้พอดี

ต้องการคนช่วยสื่อสารกับบริษัทแม่ญี่ปุ่น

ผมช่วยบริษัทไทยที่มีผู้ถือหุ้นหรือบริษัทแม่ญี่ปุ่น ตั้งแต่เรียบเรียงข้อเสนอและรายงานเป็นภาษาญี่ปุ่น เตรียมเนื้อหาก่อนประชุม ไปจนถึงเป็นล่ามในการประชุมกับผู้บริหาร ดูรายละเอียดได้ที่บริการที่ปรึกษาพัฒนาธุรกิจ และบริการล่ามภาษาญี่ปุ่น หรือทักมาคุยก่อนได้ที่ LINE @CDQ1591S อ่านต่อเรื่องการตีความคำพูดของคนญี่ปุ่นได้ที่บทความความหมายแฝงในภาษาญี่ปุ่นที่คนไทยควรรู้

เกี่ยวกับผู้เขียน
สุทัศน์ เมืองมนประเสริฐ ล่ามและที่ปรึกษาธุรกิจไทย–ญี่ปุ่น JLPT N1 จบวิศวกรรมจากมหาวิทยาลัยโทไค ประเทศญี่ปุ่น และ MBA มหาวิทยาลัยศิลปากร มีประสบการณ์กว่า 10 ปีในบริษัทญี่ปุ่นในไทย ทั้งงานล่าม Kaizen วางแผนองค์กร และงานพัฒนาธุรกิจ และเคยทำงานที่บริษัทแม่ในญี่ปุ่น อ่านประวัติเต็ม