สรุปสั้น ๆ: 根回し (เนะมาวาชิ) คือการคุยกับคนที่เกี่ยวข้องทีละคนก่อนการประชุมจริง เพื่อรับฟังความเห็นและปรับข้อเสนอให้ทุกคนยอมรับได้ก่อน ในบริษัทญี่ปุ่น การประชุมจึงมักเป็นการยืนยันสิ่งที่ตกลงกันไว้แล้ว ไม่ใช่ที่สำหรับเสนอเรื่องใหม่ครั้งแรก ถ้าไม่รู้เรื่องนี้ ไอเดียที่ดีแค่ไหนก็อาจเงียบกริบในห้องประชุม บทความนี้อธิบายว่า 根回し คืออะไร ทำไมคนญี่ปุ่นทำ และทำอย่างไรให้ได้ผล
ไอเดียที่ผมคิดว่าดีมาก แต่ห้องประชุมเงียบกริบ
ช่วงแรกที่เริ่มทำงานในบริษัทญี่ปุ่น ผมไฟแรงมาก มีไอเดียเยอะ วันหนึ่งผมคิดวิธีปรับปรุงขั้นตอนการทำงานที่มั่นใจว่าดีมาก เตรียมข้อมูลไปเสนอในที่ประชุมเต็มที่
พอนำเสนอจบ ห้องเงียบกริบ ไม่มีใครถาม ไม่มีใครค้าน ไม่มีใครเห็นด้วย แล้วเจ้านายก็พูดว่า “เดี๋ยวมาคุยกันอีกที”
ตอนนั้นผมงงมากว่าผิดตรงไหน จนได้เรียนรู้ทีหลังว่า ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ไอเดีย แต่อยู่ที่วิธี การจะเสนออะไรในที่ประชุม ต้องคุยกับคนอื่นล่วงหน้าก่อน โดยเฉพาะคีย์แมนที่จะเข้าประชุม
根回し คืออะไร
根回し (ねまわし อ่านว่า เนะมาวาชิ) เดิมเป็นศัพท์ทำสวน หมายถึงการขุดรอบรากต้นไม้ล่วงหน้าก่อนย้ายต้น เพื่อให้ต้นไม้ปรับตัวและไม่ตายเมื่อย้ายจริง
ในการทำงาน 根回し คือการคุยกับคนที่เกี่ยวข้องทีละคนก่อนการประชุมหรือก่อนตัดสินใจ เพื่อ
- ให้ทุกคนรู้เรื่องล่วงหน้า ไม่ถูกเซอร์ไพรส์ในห้องประชุม
- รับฟังข้อกังวลและปรับข้อเสนอก่อน
- สร้างความเห็นชอบร่วมกันก่อนตัดสินใจจริง
เมื่อทำ 根回し มาดีแล้ว การประชุมจะใช้เวลาไม่นาน เพราะเป็นการยืนยันสิ่งที่ทุกคนเห็นด้วยแล้ว นี่คือเหตุผลที่คนไทยหลายคนรู้สึกว่า “ประชุมตั้งชั่วโมง แต่เหมือนตัดสินใจกันไปแล้วตั้งแต่เมื่อวาน”
ทำไมคนญี่ปุ่นทำแบบนี้
- ไม่อยากให้ใครเสียหน้า: การค้านข้อเสนอต่อหน้าคนอื่น ทำให้ทั้งผู้เสนอและผู้ค้านอึดอัด การคุยก่อนแบบตัวต่อตัวช่วยเลี่ยงสถานการณ์นี้
- ไม่ชอบความไม่แน่นอน: ผู้บริหารญี่ปุ่นมักไม่ตัดสินใจเรื่องที่เพิ่งได้ยินครั้งแรก เพราะยังไม่มีเวลาคิดและเช็กผลกระทบ
- ตัดสินใจแบบรับผิดชอบร่วมกัน: บริษัทญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับการที่ทุกฝ่ายเห็นชอบ เมื่อตัดสินใจแล้ว ทุกคนจะช่วยกันทำให้สำเร็จ
ความเงียบในห้องประชุมของผมวันนั้นจึงไม่ได้แปลว่าไอเดียไม่ดี แต่แปลว่า “ยังไม่มีใครพร้อมจะตัดสินใจเรื่องนี้ต่อหน้าคนอื่น” และ “เดี๋ยวมาคุยกันอีกที” ก็คือสัญญาณว่าเรื่องนี้ต้องกลับไปทำ 根回し ก่อน
วิธีทำ 根回し ให้ได้ผล
1. หาว่าใครคือคีย์แมน
ไม่จำเป็นต้องคุยกับทุกคน แต่ต้องคุยกับคนเหล่านี้
- ผู้มีอำนาจตัดสินใจ (決裁者): คนที่จะพูดคำสุดท้าย
- ฝ่ายที่ได้รับผลกระทบ: ถ้าเปลี่ยนขั้นตอนแล้วฝ่ายไหนต้องทำงานเพิ่ม ต้องคุยกับหัวหน้าฝ่ายนั้น
- คนที่น่าจะค้าน: คุยกับเขาก่อน ดีกว่าให้เขาค้านกลางห้องประชุม
- คนที่ผู้บริหารฟัง: ในทุกองค์กรมีคนที่ความเห็นมีน้ำหนักเป็นพิเศษ
2. คุยแบบขอความเห็น ไม่ใช่ขายของ
เปิดด้วยการขอคำปรึกษา ไม่ใช่การขอให้เห็นด้วย คนญี่ปุ่นจะรู้สึกว่าได้มีส่วนร่วม และมักให้ข้อมูลที่เราไม่รู้
ประโยคที่ใช้ได้:「会議の前に、ご相談したいことがあります。」(ก่อนประชุม มีเรื่องอยากปรึกษาครับ)
「ご意見を聞かせていただけますか。」(ขอฟังความเห็นได้ไหมครับ)
3. ปรับข้อเสนอตามข้อกังวลที่ได้ยิน
ถ้ามีคนกังวลเรื่องต้นทุน ให้เพิ่มตัวเลขต้นทุน ถ้ามีฝ่ายกังวลว่างานจะเพิ่ม ให้เสนอวิธีลดภาระ เมื่อเขาเห็นว่าความเห็นของเขาถูกนำไปใช้ เขาก็มักจะสนับสนุนในห้องประชุม
4. ให้ผู้บริหารเห็นก่อนประชุม
ส่งเอกสารสรุปให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจอ่านล่วงหน้า และถามว่ายังมีอะไรที่อยากให้เพิ่มเติมไหม อย่าให้ผู้บริหารเห็นข้อเสนอครั้งแรกในห้องประชุม
5. ในห้องประชุม ให้เป็นการยืนยัน
สรุปสั้น ๆ ว่าคุยกับใครไปแล้ว ปรับอะไรตามความเห็น แล้วขอการตัดสินใจ ถ้า 根回し ครบ ส่วนนี้มักใช้เวลาไม่กี่นาที
根回し ไม่ใช่การเล่นการเมือง
บางคนมองว่า 根回し คือการล็อบบี้หรือเล่นพรรคเล่นพวก แต่ถ้าทำอย่างตรงไปตรงมา มันคือการเคารพเวลาและความเห็นของคนอื่น สิ่งที่ควรระวังคือ
- อย่าบอกแต่ละคนไม่เหมือนกัน เพื่อให้ทุกคนเห็นด้วย
- อย่าข้ามหัวหน้าโดยตรงของตัวเอง ให้หัวหน้ารู้ก่อนเสมอ
- อย่าใช้เพื่อกดดันให้คนอื่นยอม ใช้เพื่อฟังและปรับปรุงข้อเสนอ
คำถามที่พบบ่อย
บริษัทไทยที่มีผู้บริหารญี่ปุ่น ต้องทำ 根回し ด้วยไหม
ควรทำ โดยเฉพาะเรื่องที่ต้องให้ผู้บริหารญี่ปุ่นหรือบริษัทแม่อนุมัติ ถ้าข้อเสนอต้องส่งต่อถึงสำนักงานใหญ่ ยิ่งต้องให้ผู้บริหารญี่ปุ่นในไทยเห็นด้วยก่อน เพราะเขาคือคนที่จะช่วยอธิบายต่อ
ถ้าไม่มีเวลาคุยกับทุกคนก่อนประชุม ทำอย่างไร
อย่างน้อยให้คุยกับผู้มีอำนาจตัดสินใจและฝ่ายที่ได้รับผลกระทบมากที่สุด หรือส่งข้อเสนอให้อ่านก่อนพร้อมขอความเห็นสั้น ๆ ทางอีเมลหรือแชท
เสนอในห้องประชุมแล้วเงียบ ควรทำอย่างไรต่อ
อย่าเพิ่งท้อ ความเงียบไม่ได้แปลว่าไม่ดี ให้ขอเวลาคุยกับผู้บริหารหรือคีย์แมนแบบตัวต่อตัวหลังประชุม ถามว่ามีข้อกังวลตรงไหน แล้วปรับข้อเสนอก่อนนำเข้าประชุมรอบหน้า
ต้องการคนช่วยประสานกับผู้บริหารญี่ปุ่น
ถ้าคุณต้องเสนอเรื่องสำคัญต่อผู้บริหารหรือบริษัทแม่ญี่ปุ่น ผมช่วยได้ตั้งแต่วางแผนว่าควรคุยกับใครก่อน เรียบเรียงข้อเสนอเป็นภาษาญี่ปุ่น ไปจนถึงเป็นล่ามในการประชุม ดูรายละเอียดได้ที่บริการที่ปรึกษาพัฒนาธุรกิจ หรือทักมาคุยก่อนได้ที่ LINE @CDQ1591S อ่านต่อได้ที่บทความให้ฟีดแบ็กบริษัทแม่ญี่ปุ่นอย่างไร ไม่ให้เสียความสัมพันธ์
เกี่ยวกับผู้เขียน
สุทัศน์ เมืองมนประเสริฐ ล่ามและที่ปรึกษาธุรกิจไทย–ญี่ปุ่น JLPT N1 จบวิศวกรรมจากมหาวิทยาลัยโทไค ประเทศญี่ปุ่น และ MBA มหาวิทยาลัยศิลปากร มีประสบการณ์กว่า 10 ปีในบริษัทญี่ปุ่นในไทย ทั้งงานล่าม Kaizen วางแผนองค์กร และงานพัฒนาธุรกิจ อ่านประวัติเต็ม