สรุปสั้น ๆ: 稟議 (ริงกิ) คือระบบเวียนเอกสารขออนุมัติในบริษัทญี่ปุ่น ที่ต้องผ่านการตรวจและประทับตราหลายชั้น ตั้งแต่หัวหน้าไปจนถึงผู้บริหาร คนไทยหลายคนจึงรู้สึกว่าบริษัทญี่ปุ่นอนุมัติอะไรช้ามาก แต่ระบบนี้มีข้อดีที่มักมองไม่เห็น และเอกสารที่เตรียมมาดีจะผ่านได้เร็วกว่าที่คิด บทความนี้สรุปว่า 稟議 คืออะไร ทำไมเอกสารถูกตีกลับ และเอกสารขออนุมัติที่ดีต้องมีอะไรบ้าง จากประสบการณ์ทำงานฝ่ายวางแผนองค์กรในบริษัทญี่ปุ่น
เรื่องแค่นี้ ทำไมต้องเซ็น 5 คน
คนที่ย้ายจากบริษัทไทยมาทำงานบริษัทญี่ปุ่น มักเจอคำถามนี้ตั้งแต่เดือนแรก จะซื้ออุปกรณ์ จะจ้างผู้รับเหมา หรือจะเปลี่ยนซัพพลายเออร์ ต้องเขียนเอกสาร ส่งให้หัวหน้า ผู้จัดการฝ่าย ฝ่ายบัญชี ผู้บริหาร บางเรื่องต้องส่งไปถึงบริษัทแม่ ใช้เวลาเป็นสัปดาห์ และหลายครั้งเอกสารถูกตีกลับมาให้แก้
ระบบนี้เรียกว่า 稟議 และเอกสารที่ใช้เรียกว่า 稟議書 (ริงกิโชะ)
稟議 คืออะไร
稟議 คือขั้นตอนที่ผู้เสนอ (起案者) เขียนเอกสารขออนุมัติ แล้วเวียนให้ผู้เกี่ยวข้องตามลำดับขั้นตรวจสอบและลงนามหรือประทับตรา จนถึงผู้มีอำนาจอนุมัติ (決裁者) ตามที่กำหนดในระเบียบอำนาจอนุมัติของบริษัท เรื่องยิ่งมีมูลค่าสูงหรือมีความเสี่ยงมาก ยิ่งต้องผ่านหลายชั้น
ปัจจุบันหลายบริษัทเปลี่ยนจากการประทับตราบนกระดาษมาเป็นระบบอนุมัติออนไลน์แล้ว แต่หลักการยังเหมือนเดิม
ข้อดีที่คนไทยมักมองไม่เห็น
- ทุกคนรับรู้และรับผิดชอบร่วมกัน: เมื่อทุกฝ่ายลงนามแล้ว การตัดสินใจไม่ได้เป็นภาระของคนใดคนหนึ่ง
- อนุมัติแล้วทำได้เร็ว: เพราะทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องรู้และเห็นด้วยตั้งแต่ก่อนอนุมัติ ตอนลงมือทำจึงไม่ค่อยมีใครมาค้านกลางทาง
- ตรวจสอบย้อนหลังได้: มีบันทึกว่าใครอนุมัติอะไร ด้วยเหตุผลอะไร ซึ่งสำคัญมากสำหรับการตรวจสอบภายในและบริษัทที่อยู่ในกลุ่มบริษัทจดทะเบียน
ช่วงขออนุมัติอาจช้า แต่ถ้ามองทั้งโครงการตั้งแต่เริ่มจนจบ หลายครั้งไม่ได้ช้ากว่าบริษัทที่อนุมัติเร็ว แต่ต้องมาแก้ปัญหากันทีหลัง
ทำไมเอกสารขออนุมัติถูกตีกลับ
จากที่ผมทำงานฝ่ายวางแผนองค์กรและต้องตรวจเอกสารขออนุมัติอยู่บ่อย ๆ สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือ
- ไม่บอกว่าทำไมต้องทำ: บอกแค่ว่าจะซื้ออะไร แต่ไม่อธิบายปัญหาหรือความจำเป็น
- ตัวเลขไม่มีที่มา: มีราคาหรือผลประหยัดที่คาดไว้ แต่ไม่บอกว่าคำนวณมาอย่างไร
- คำนวณผิด: ผลรวมไม่ตรง หน่วยไม่ตรง หรือลืมภาษีและค่าใช้จ่ายแฝง เมื่อผู้ตรวจเจอจุดผิดจุดเดียว ความน่าเชื่อถือของทั้งเอกสารจะลดลง
- ไม่มีตัวเลือกเปรียบเทียบ: เสนอทางเดียวโดยไม่บอกว่าพิจารณาทางอื่นแล้วหรือยัง
- ไม่บอกความเสี่ยง: ผู้บริหารญี่ปุ่นมักถามว่า “ถ้าไม่เป็นไปตามแผนจะเกิดอะไรขึ้น” ถ้าในเอกสารไม่มีคำตอบ ก็จะถูกตีกลับมาถาม
เอกสารขออนุมัติที่ดีต้องมีอะไรบ้าง
จากประสบการณ์ของผม เอกสารที่มีครบตามนี้มักผ่านได้ราบรื่นมาก
- สิ่งที่เสนอ: ต้องการอนุมัติเรื่องอะไร ชัดเจนในประโยคเดียว
- ความจำเป็นและเหตุผล: ปัญหาที่มีอยู่ตอนนี้คืออะไร ถ้าไม่ทำจะเกิดอะไรขึ้น และทำไมควรอนุมัติ
- ตัวเลขที่ชัดเจนและมีที่มา: งบประมาณ ผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้ ระยะเวลาคืนทุน พร้อมวิธีคำนวณ และตรวจให้ถูกต้องก่อนส่ง
- ข้อมูลเปรียบเทียบตัวเลือกอื่น: เช่น ซื้อกับเช่า ทำเองกับจ้างภายนอก หรือทำตอนนี้กับรอปีหน้า
- ใบเสนอราคาเปรียบเทียบ: ถ้าเป็นการขอซื้อ ต้องมีราคาเทียบกับซัพพลายเออร์เจ้าอื่นอย่างน้อย 2 ราย (ภาษาญี่ปุ่นเรียกว่า 相見積もり) และบอกเหตุผลที่เลือกเจ้านี้ ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นเจ้าที่ถูกที่สุดเสมอไป
- ความเสี่ยงและแผนรองรับ: มีอะไรที่อาจผิดพลาด และจะรับมืออย่างไร
- กำหนดเวลา: ต้องการผลอนุมัติภายในวันไหน และเพราะอะไร
เทคนิคทำให้ผ่านเร็วขึ้น
คิดคำถามล่วงหน้า แล้วตอบไว้ในเอกสาร
ก่อนส่ง ลองอ่านเอกสารในมุมของผู้อนุมัติแต่ละคน ฝ่ายบัญชีจะถามเรื่องงบ ฝ่ายผลิตจะถามเรื่องผลกระทบต่อสายการผลิต ผู้บริหารจะถามเรื่องความเสี่ยง ถ้าคำตอบอยู่ในเอกสารแล้ว เอกสารจะไม่ถูกตีกลับมาถาม
คุยก่อนส่ง (根回し)
สำหรับเรื่องใหญ่ ให้คุยกับผู้อนุมัติหลักหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องก่อนส่งเอกสารจริง ฟังข้อกังวล แล้วปรับเอกสารให้ตอบเรื่องเหล่านั้น อ่านวิธีทำได้ที่บทความ根回し คืออะไร
ตามเอกสารอย่างสุภาพ
ถ้าเอกสารค้างอยู่ที่ใครนาน ให้ถามว่ามีข้อมูลอะไรที่ต้องเพิ่มไหม แทนการเร่ง บ่อยครั้งเอกสารค้างเพราะผู้ตรวจมีคำถาม แต่ยังไม่ได้ถามกลับมา
คำถามที่พบบ่อย
ทำไมต้องมีใบเสนอราคาเปรียบเทียบ ทั้งที่รู้อยู่แล้วว่าจะซื้อเจ้าไหน
เพื่อแสดงว่าราคาที่เลือกสมเหตุสมผล และป้องกันข้อสงสัยเรื่องความโปร่งใส ซึ่งเป็นเรื่องที่ผู้ตรวจสอบภายในและบริษัทแม่ให้ความสำคัญ ถ้าจำเป็นต้องซื้อจากผู้ขายรายเดียวจริง ๆ ให้เขียนเหตุผลไว้ชัดเจน
เรื่องด่วนมาก รอเวียนเอกสารไม่ได้ ทำอย่างไร
หลายบริษัทมีขั้นตอนอนุมัติเร่งด่วนกำหนดไว้ในระเบียบ ให้ตรวจสอบระเบียบอำนาจอนุมัติของบริษัท และแจ้งผู้มีอำนาจอนุมัติโดยตรงพร้อมเหตุผลที่ต้องเร่ง แล้วทำเอกสารย้อนหลังตามที่ระเบียบกำหนด
ต้องเขียนเอกสารขออนุมัติเป็นภาษาญี่ปุ่นไหม
ขึ้นกับบริษัท ถ้าผู้อนุมัติขั้นสุดท้ายเป็นผู้บริหารญี่ปุ่นหรือบริษัทแม่ เอกสารภาษาญี่ปุ่นหรือมีสรุปภาษาญี่ปุ่นแนบ จะช่วยให้พิจารณาได้เร็วขึ้นมาก
ต้องการคนช่วยเตรียมเอกสารเสนอผู้บริหารญี่ปุ่น
ผมช่วยบริษัทที่มีผู้บริหารหรือบริษัทแม่ญี่ปุ่น เตรียมเอกสารขออนุมัติ แผนงบประมาณ และเอกสารประชุมผู้บริหาร ทั้งเรียบเรียงเหตุผล ตรวจตัวเลข และแปลเป็นภาษาญี่ปุ่น ดูรายละเอียดได้ที่บริการที่ปรึกษาพัฒนาธุรกิจ และบริการแปลเอกสารภาษาญี่ปุ่น หรือทักมาคุยก่อนได้ที่ LINE @CDQ1591S อ่านต่อได้ที่บทความโฮเรนโซ คืออะไร
เกี่ยวกับผู้เขียน
สุทัศน์ เมืองมนประเสริฐ ล่ามและที่ปรึกษาธุรกิจไทย–ญี่ปุ่น JLPT N1 จบวิศวกรรมจากมหาวิทยาลัยโทไค ประเทศญี่ปุ่น และ MBA มหาวิทยาลัยศิลปากร มีประสบการณ์กว่า 10 ปีในบริษัทญี่ปุ่นในไทย ทั้งงานล่าม Kaizen วางแผนองค์กร และงานพัฒนาธุรกิจ อ่านประวัติเต็ม